ในโลกของธุรกิจที่มีการแข่งขันสูงในปัจจุบัน การมีระบบที่ช่วยบริหารจัดการทรัพยากรขององค์กรอย่างมีประสิทธิภาพถือเป็นสิ่งจำเป็น ระบบ ERP (ENTERPRISE RESOURCE PLANNING) เป็นซอฟต์แวร์ที่ถูกออกแบบมาเพื่อตอบโจทย์นี้โดยเฉพาะสำหรับผู้ที่ยังไม่ทราบว่าระบบ ERP คืออะไร ทุกข้อสงสัยของคุณที่เกี่ยวข้องกับระบบ ERP จะอยู่ในบทความนี้ทั้งหมด รวมไปถึงเรื่องราวน่าสนใจต่าง ๆ อย่างเช่น ควรเลือกใช้เครื่องมือไหน ถึงจะเหมาะสมกับธุรกิจของคุณมากที่สุด ความเป็นมาของ ERP เริ่มต้นได้อย่างไร ทุกคำถามเราเตรียมคำตอบเอาไว้ทั้งหมดแล้วในบทความนี้ไปดูรายละเอียดต่าง ๆ ในบทความนี้กันได้เลย
ERP คืออะไร ย่อมาจากอะไร
ERP ย่อมาจาก ENTERPRISE RESOURCE PLANNING หรือระบบบริหารจัดการทรัพยากรองค์กร เป็นระบบสารสนเทศที่ช่วยรวบรวมข้อมูลจากทุกฝ่ายงานในองค์กร เพื่อนำมาบูรณาการไว้ในฐานข้อมูลกลาง ทำให้สามารถจัดการและเข้าถึงข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ
การใช้ ERP ในองค์กรมีประโยชน์หลายประการ ดังนี้
- ช่วยลดความซ้ำซ้อนของข้อมูล เนื่องจากมีฐานข้อมูลกลางที่ทุกฝ่ายสามารถเข้าถึงได้ ทำให้ข้อมูลมีความถูกต้อง ตรงกัน และเป็นปัจจุบัน
- เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและการตัดสินใจ เนื่องจากสามารถเข้าถึงข้อมูลที่ถูกต้อง ครบถ้วน ได้อย่างรวดเร็ว
- ช่วยลดต้นทุนการดำเนินงาน โดยการปรับปรุงกระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น และลดความซ้ำซ้อนของการทำงาน
- เพิ่มความสามารถในการวางแผนและควบคุมทรัพยากรขององค์กร เนื่องจากมีข้อมูลที่ถูกต้อง ครบถ้วน สำหรับการวิเคราะห์และวางแผน
- ช่วยเพิ่มความสามารถในการแข่งขันทางธุรกิจ โดยการปรับปรุงประสิทธิภาพการดำเนินงาน และการตอบสนองต่อความต้องการของลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว
ระบบ ERP มีวิวัฒนาการอย่างไรตั้งแต่อดีตจนถึงปัจจุบัน
ระบบ ERP หรือ ENTERPRISE RESOURCE PLANNING ได้รับการพัฒนาขึ้นมาจากรากฐานของระบบการวางแผนทรัพยากรการผลิต (MANUFACTURING RESOURCE PLANNING – MRP) ซึ่งเกิดขึ้นในช่วงทศวรรษ 1960 ที่ประเทศสหรัฐอเมริกา โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อบริหารจัดการการสั่งซื้อวัตถุดิบให้สอดคล้องกับปริมาณการผลิตสินค้าหรือฟอร์มาลีน ระบบนี้ช่วยให้สามารถกำหนดได้อย่างชัดเจนว่าหากต้องการผลิตสินค้าจำนวนเท่าใด จะต้องสั่งซื้อวัตถุดิบในปริมาณเท่าไร ทำให้เพิ่มประสิทธิภาพในการผลิตและการจัดซื้อวัตถุดิบได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
ต่อมาในช่วงทศวรรษ 1970 ได้มีการพัฒนาระบบ CLOSED LOOP MRP หรือ CAPACITY REQUIREMENT PLANNING ซึ่งเป็นการปรับปรุงระบบ MRP โดยเพิ่มความสามารถในการนำข้อมูลการผลิตจริงกลับมาป้อนในระบบฐานข้อมูล รวมถึงการพิจารณาความต้องการด้านกำลังการผลิต ช่วยปิดช่องว่างของระบบ MRP เดิมได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
ในทศวรรษ 1980 ได้มีการคิดค้นระบบ MRP II หรือ MANUFACTURING RESOURCE PLANNING II ซึ่งเป็นการขยายขอบเขตของระบบไปสู่ส่วนอื่น ๆ ขององค์กร เช่น ฝ่ายบัญชี ฝ่ายบุคคล ฝ่ายขาย และฝ่ายคลังสินค้า ทำให้ระบบมีความสมบูรณ์และครอบคลุมมากขึ้น จนในที่สุดแนวคิดของระบบ ERP ก็ได้รับการพัฒนาขึ้นในช่วงต้นทศวรรษ 1990
ระบบ ERP ทำหน้าที่เป็นระบบบูรณาการที่รวมข้อมูลและกระบวนการทางธุรกิจทั้งหมดขององค์กรไว้ด้วยกัน ตั้งแต่การวางแผนผลิต การจัดซื้อ การขาย การบริหารสินค้าคงคลัง การเงินและบัญชี และการบริหารทรัพยากรบุคคล โดยมีฐานข้อมูลกลางที่สามารถแบ่งปันข้อมูลระหว่างหน่วยงานต่าง ๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงาน ลดต้นทุน และเพิ่มความสามารถในการแข่งขันให้กับองค์กร
ในปัจจุบัน ระบบ ERP ได้รับการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง โดยนำเทคโนโลยีใหม่ ๆ เช่น Cloud Computing เทคโนโลยีบิ๊ก ดาต้า และปัญญาประดิษฐ์เข้ามาผสานรวม ช่วยให้ระบบมีความยืดหยุ่น คล่องตัว และสามารถวิเคราะห์ข้อมูลเชิงลึกได้มากขึ้น ตอบโจทย์ความต้องการของธุรกิจในโลกยุคดิจิทัลที่กำลังเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว
การพัฒนาของระบบ ERP แสดงให้เห็นถึงความพยายามในการปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจและเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงานอย่างต่อเนื่อง เพื่อตอบสนองความต้องการขององค์กรและความท้าทายของโลกธุรกิจที่มีการเปลี่ยนแปลงตลอดเวลา
ระบบงาน ERP ประกอบด้วยระบบอะไรบ้าง
ระบบ ERP หรือ ENTERPRISE RESOURCE PLANNING เป็นระบบบริหารจัดการทรัพยากรองค์กรแบบบูรณาการ ซึ่งประกอบไปด้วยระบบงานย่อยหลากหลายด้าน โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการบริหารจัดการทรัพยากรขององค์กรให้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด ระบบงานหลักที่พบในระบบ ERP มีดังนี้
- ระบบบริหารการผลิต (MANUFACTURING RESOURCE PLANNING) ระบบนี้ทำหน้าที่ควบคุมและบริหารจัดการกระบวนการผลิต ตั้งแต่การจัดซื้อวัตถุดิบ การวางแผนการผลิต การควบคุมคุณภาพ การจัดการสินค้าคงคลัง รวมถึงการขนส่งและกระจายสินค้า ช่วยให้องค์กรสามารถบริหารจัดการห่วงโซ่อุปทานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
- ระบบบริหารทรัพยากรบุคคล (HUMAN RESOURCE MANAGEMENT) ระบบนี้ดูแลการบริหารจัดการบุคลากรในองค์กร ตั้งแต่การสรรหา การฝึกอบรม การประเมินผลงาน การจ่ายค่าตอบแทน รวมถึงการวางแผนกำลังคนให้สอดคล้องกับเป้าหมายขององค์กร ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของบุคลากร และรักษาบุคลากรที่มีคุณภาพไว้กับองค์กร
- ระบบบริหารการเงินและบัญชี (FINANCIAL AND ACCOUNTING MANAGEMENT) ระบบนี้ทำหน้าที่บันทึก ประมวลผล และรายงานข้อมูลทางการเงินและบัญชีขององค์กร รวมถึงการควบคุมงบประมาณ การจัดทำรายงานภาษี และการวิเคราะห์ต้นทุน ช่วยให้องค์กรสามารถบริหารจัดการทรัพยากรทางการเงินได้อย่างมีประสิทธิภาพและโปร่งใส
- ระบบบริหารความสัมพันธ์ลูกค้า (CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT) ระบบนี้ช่วยในการบริหารจัดการข้อมูลลูกค้า การติดตามพฤติกรรมการซื้อ การให้บริการหลังการขาย รวมถึงการวิเคราะห์ความต้องการของลูกค้า เพื่อสร้างความสัมพันธ์ที่ดีและรักษาฐานลูกค้าในระยะยาว
- ระบบบริหารห่วงโซ่อุปทาน (SUPPLY CHAIN MANAGEMENT) ระบบนี้ช่วยในการวางแผน ควบคุม และติดตามการไหลของสินค้าและบริการตลอดห่วงโซ่อุปทาน ตั้งแต่การจัดซื้อวัตถุดิบ การผลิต การจัดส่ง และการกระจายสินค้า เพื่อให้องค์กรสามารถตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ
โดยระบบงานเหล่านี้จะถูกบูรณาการเข้าด้วยกันอย่างสมบูรณ์แบบ ช่วยให้องค์กรสามารถบริหารจัดการทรัพยากรต่าง ๆ ได้อย่างเป็นระบบ ลดความซ้ำซ้อนของข้อมูล และเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงานโดยรวมขององค์กร
โปรแกรม ERP แบ่งออกตามรูปแบบการทำงานได้กี่ประเภท อะไรบ้าง ?
โปรแกรม ERP (ENTERPRISE RESOURCE PLANNING) สามารถแบ่งตามรูปแบบการทำงานได้เป็น 2 ประเภทหลัก ดังนี้
- ระบบ ERP แบบ CLOUD หรือ CLOUD ERP ระบบนี้เป็นการใช้งานผ่านบริการบนคลาวด์ โดยข้อมูลและโปรแกรมต่าง ๆ จะถูกจัดเก็บไว้บนเซิร์ฟเวอร์ของผู้ให้บริการ ผู้ใช้งานสามารถเข้าถึงระบบได้จากทุกที่ที่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต ข้อดีของระบบนี้คือความสะดวกในการเข้าถึง ประหยัดค่าใช้จ่ายในการดูแลระบบ และการอัปเดตซอฟต์แวร์อยู่เสมอ
- ระบบ ERP แบบ ON-PREMISE ในรูปแบบนี้ องค์กรจะต้องติดตั้งระบบ ERP ไว้ภายในสถานที่ขององค์กรเอง โดยจัดเตรียมเซิร์ฟเวอร์และอุปกรณ์ฮาร์ดแวร์ต่าง ๆ เพื่อรองรับการทำงานของระบบ ข้อดีของระบบนี้คือความปลอดภัยและการควบคุมข้อมูลได้อย่างเต็มที่ แต่ต้องมีค่าใช้จ่ายในการดูแลรักษาระบบและอัปเดตซอฟต์แวร์อย่างต่อเนื่อง
การเลือกใช้รูปแบบ ERP จะขึ้นอยู่กับความต้องการ งบประมาณ และนโยบายด้านความปลอดภัยขององค์กร โดยระบบ CLOUD ERP เหมาะสำหรับองค์กรขนาดเล็กถึงกลาง ในขณะที่ระบบ ON-PREMISE อาจเป็นตัวเลือกที่เหมาะสมสำหรับองค์กรขนาดใหญ่ที่มีข้อจำกัดด้านการรักษาความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัวของข้อมูลสูงของโรงสีข้าว
เมื่อใดที่ธุรกิจของคุณต้องใช้งาน ERP
ระบบวางแผนทรัพยากรองค์กร (ENTERPRISE RESOURCE PLANNING – ERP) เป็นซอฟต์แวร์ที่ช่วยบูรณาการข้อมูลและกระบวนการทำงานต่าง ๆ ในองค์กรเข้าด้วยกัน เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงาน ลดต้นทุน และปรับปรุงการตัดสินใจทางธุรกิจ องค์กรควรพิจารณานำระบบ ERP มาใช้งานเมื่อพบสัญญาณบ่งชี้ดังต่อไปนี้
- ระบบปัจจุบันไม่เพียงพอต่อการรองรับการเติบโตของธุรกิจ เมื่อองค์กรขยายตัวเติบโต ระบบเดิมที่ใช้งานอยู่อาจไม่สามารถรองรับปริมาณงานและข้อมูลที่เพิ่มขึ้นได้อีกต่อไป ทำให้เกิดความล่าช้า ขาดประสิทธิภาพ และอาจส่งผลกระทบต่อการให้บริการลูกค้า ระบบ ERP ถูกออกแบบมาให้สามารถขยายได้ตามการเติบโตของธุรกิจ
- ขาดการบูรณาการข้อมูลระหว่างแผนกต่าง ๆ หากแต่ละแผนกในองค์กรใช้ระบบจัดการข้อมูลที่แตกต่างกัน อาจทำให้เกิดปัญหาการไม่สามารถแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างกันได้อย่างราบรื่น ส่งผลให้ขาดประสิทธิภาพในการทำงานและการตัดสินใจ ระบบ ERP ช่วยรวบรวมข้อมูลจากทุกส่วนงานเข้าด้วยกัน ทำให้ง่ายต่อการเข้าถึงและวิเคราะห์ข้อมูลสำคัญ
- ไม่สามารถตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้อย่างทันท่วงที ในยุคที่การแข่งขันทางธุรกิจรุนแรง ความสามารถในการตอบสนองความต้องการของลูกค้าอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพเป็นปัจจัยสำคัญ ระบบ ERP ช่วยให้องค์กรสามารถจัดการข้อมูลคำสั่งซื้อ การผลิต และการจัดส่งสินค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ ตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้อย่างทันท่วงที
- ต้องการลดต้นทุนการดำเนินงาน การใช้ระบบ ERP ช่วยลดความซ้ำซ้อนของข้อมูลและกระบวนการทำงาน ทำให้ประหยัดเวลาและแรงงาน นอกจากนี้ยังช่วยควบคุมสินค้าคงคลังและวัตถุดิบได้อย่างมีประสิทธิภาพ ลดปัญหาสินค้าขาดหรือเกินความต้องการ ซึ่งส่งผลให้สามารถลดต้นทุนการดำเนินงานได้
วิธีการเลือกระบบ ERP เลือกยังไงให้ตรงความต้องการขององค์กรมากที่สุด
การเลือกระบบ ERP (ENTERPRISE RESOURCE PLANNING) ที่เหมาะสมเป็นกุญแจสำคัญในการยกระดับประสิทธิภาพการดำเนินงานและความสามารถในการแข่งขันขององค์กร การตัดสินใจเลือกระบบ ERP ที่ถูกต้องจะช่วยให้องค์กรสามารถใช้ประโยชน์จากระบบได้อย่างเต็มที่ โดยมีปัจจัยหลักที่ควรพิจารณา ดังนี้
- งบประมาณและคุ้มค่าต่อการลงทุน อย่ามองที่ราคาเป็นปัจจัยเดียว แต่ควรพิจารณาถึงคุณภาพและประสิทธิภาพของระบบในระยะยาว เลือกระบบที่มีความคุ้มค่าต่อการลงทุน โดยคำนึงถึงความสามารถในการตอบสนองความต้องการขององค์กรได้อย่างครบถ้วน
- ศักยภาพและความสามารถของระบบ ระบบ ERP ที่ดีควรมีความยืดหยุ่นและขีดความสามารถในการปรับใช้กับกระบวนการทางธุรกิจขององค์กรได้อย่างเหมาะสม รวมถึงสามารถรองรับการขยายตัวในอนาคตได้ ประเมินศักยภาพของระบบให้ตรงกับทิศทางการเติบโตขององค์กร
- ความปลอดภัยและความน่าเชื่อถือของผู้ให้บริการ ระบบ ERP จะเป็นแกนกลางในการจัดเก็บข้อมูลสำคัญขององค์กร ดังนั้น ความปลอดภัยของข้อมูลและความน่าเชื่อถือของผู้ให้บริการจึงเป็นปัจจัยสำคัญ เลือกผู้ให้บริการที่มีประวัติการทำงานที่โดดเด่นและมีมาตรฐานความปลอดภัยสูง
- ความเสถียรและประสิทธิภาพของระบบ ระบบ ERP ที่ดีจะต้องมีเสถียรภาพและประสิทธิภาพในการใช้งานสูง ไม่ควรเกิดปัญหาขัดข้องบ่อยครั้ง เพราะจะส่งผลกระทบต่อการดำเนินงานขององค์กร จึงควรเลือกผู้ให้บริการที่สามารถให้การสนับสนุนและบำรุงรักษาระบบได้อย่างมีประสิทธิภาพ
- ความสามารถในการบูรณาการกับระบบอื่น ๆ ก่อนนำระบบ ERP เข้ามาใช้งาน ควรประเมินความสามารถในการบูรณาการกับระบบอื่น ๆ ที่องค์กรใช้งานอยู่ เพื่อให้สามารถแลกเปลี่ยนข้อมูลได้อย่างราบรื่น ลดความซ้ำซ้อนและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน
ความเสี่ยงหากคุณไม่มีระบบ ERP
ยุคนี้การดำเนินธุรกิจจำเป็นต้องอาศัยระบบการจัดการทรัพยากรองค์กร (ERP) เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและความสามารถในการแข่งขัน หากองค์กรไม่มีระบบ ERP ที่ทันสมัย อาจต้องเผชิญกับความเสี่ยงและอุปสรรคต่าง ๆ ดังนี้
- พลาดโอกาสทางธุรกิจที่สำคัญ เมื่อไม่มีระบบ ERP ที่ให้ภาพรวมขององค์กรอย่างครบถ้วน อาจทำให้พลาดโอกาสสำคัญในการพัฒนาธุรกิจให้ก้าวหน้ายิ่งขึ้น เนื่องจากขาดการวิเคราะห์และบูรณาการข้อมูลจากทุกหน่วยงานอย่างมีประสิทธิภาพ
- กระบวนการทำงานขาดประสิทธิภาพ การยึดติดกับกระบวนการทำงานแบบเดิมที่ล้าสมัยและช้า อาจทำให้สิ้นเปลืองค่าใช้จ่ายและเสียเวลามากเกินความจำเป็น ระบบ ERP ช่วยปรับปรุงกระบวนการให้มีความคล่องตัวและประหยัดทรัพยากรมากขึ้น
- การบริการลูกค้าไม่เป็นไปตามมาตรฐาน เมื่อไม่มีฐานข้อมูลลูกค้ากลางที่สามารถเชื่อมโยงข้อมูลจากทุกช่องทางการติดต่อ อาจทำให้การบริการลูกค้าขาดประสิทธิภาพและไม่สามารถสร้างความประทับใจในระยะยาวได้
- ความสามารถในการแข่งขันลดลง ในโลกธุรกิจที่มีการแข่งขันสูง การใช้ระบบที่ล้าสมัยจะทำให้องค์กรเสียเปรียบคู่แข่งที่มีการนำระบบ ERP มาใช้อย่างเต็มประสิทธิภาพ ซึ่งจะส่งผลกระทบต่อความสามารถในการแข่งขันในระยะยาว
สรุป
สำหรับผู้ประกอบการที่ต้องการเพิ่มความได้เปรียบในการแข่งขันทางธุรกิจ การนำระบบ ERP มาใช้ภายในองค์กรจึงเป็นก้าวสำคัญที่จะช่วยยกระดับการดำเนินงาน ลดช่องว่างระหว่างหน่วยงาน เพิ่มประสิทธิภาพการบริหารจัดการ และนำพาธุรกิจไปสู่ความสำเร็จอย่างยั่งยืน
