แนวคิดแบบลีน บริหารอย่างไรให้ดีทั้งองค์กรและพนักงาน

เชื่อว่าหลายคนคงคุ้นเคยกับ แนวคิดแบบลีน (Lean) ในแวดวงธุรกิจ โดยเฉพาะในกลุ่มผู้บริหาร ลีนเป็นหนึ่งในแนวคิดการจัดการที่ได้รับความนิยมมาก เนื่องจากมุ่งเน้นการลดต้นทุนการผลิต แต่ยังคงได้ผลลัพธ์เทียบเท่าเดิมหรือดีขึ้น ในสภาวะเศรษฐกิจปัจจุบัน องค์กรต่าง ๆ จึงให้ความสำคัญกับการนำแนวคิดลีนมาใช้ในการบริหารจัดการ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน มาดูกันว่าแนวคิดนี้คืออะไร

ทำความรู้จักแนวคิดแบบลีน (Lean Thinking) คืออะไร ?

แนวคิด “ลีน” (Lean) มาจากคำว่า “เพรียว” หรือ “บาง” หากนำมาใช้ในบริบทธุรกิจ หมายถึงการ “ลดสิ่งที่ไม่จำเป็น” ออกไป เช่น ต้นทุน จำนวนพนักงาน ขั้นตอนและกระบวนการที่ไม่สร้างมูลค่า โดยมีเงื่อนไขว่าต้องรักษาประสิทธิภาพ คุณภาพ และการบริการได้ดีเช่นเดิมหรือดีขึ้น แนวคิดนี้เริ่มเป็นที่รู้จักในช่วงปี 1980 จากวิธีการผลิตที่ยึดลูกค้าเป็นศูนย์กลาง โดยตัดสิ่งที่ลูกค้าไม่ต้องการออกไป เพื่อกำจัดความสูญเปล่า ลดต้นทุนการผลิตให้ต่ำที่สุดในเวลาอันรวดเร็ว

บริหารธุรกิจด้วย Lean Thinking ต้องใช้หลักอะไรบ้าง ?

การนำระบบ Lean Management มาใช้ในองค์กรนั้นเป็นกระบวนการที่ต้องอาศัยความเข้าใจและการปฏิบัติอย่างถูกต้อง เพื่อให้บรรลุเป้าหมายในการลดความสูญเสียและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ดังนั้น การยึดถือหลักการ 5 ประการต่อไปนี้จะช่วยให้การนำ Lean มาใช้ในองค์กรของคุณประสบความสำเร็จ

• กำหนดเป้าหมายและคุณค่า (Define Value)

ขั้นตอนแรกในการนำแนวคิดแบบลีนมาใช้ คือการกำหนดคุณค่าที่ลูกค้าต้องการจากสินค้าหรือบริการของบริษัท ซึ่งเป็นจุดมุ่งหมายสูงสุดที่องค์กรควรให้ความสำคัญ เราสามารถหาคุณค่าดังกล่าวได้หลายวิธี เช่น การสัมภาษณ์ลูกค้า ทำแบบสอบถามความคิดเห็น หรือสังเกตพฤติกรรมการใช้งานของลูกค้า เมื่อทราบคุณค่าที่แท้จริงแล้ว บริษัทจะสามารถพัฒนาสินค้าและบริการให้ตรงกับความต้องการของลูกค้าได้อย่างแม่นยำ

• วางแผนดำเนินงาน (Map The Value Stream)

ประการที่สองของแนวคิดแบบลีน คือ การวางแผนดำเนินงานโดยยึดคุณค่าที่ลูกค้าต้องการจากสินค้าและบริการเป็นหลัก ในขั้นตอนนี้ จะทำให้เห็นกระบวนการที่ไม่จำเป็นหรือความสูญเปล่า (Waste) ซึ่งสามารถแบ่งออกเป็น 2 รูปแบบ ดังนี้

1. Non-valued added but necessary คือความสูญเปล่าที่ไม่มีคุณค่า แต่จำเป็นสำหรับการดำเนินงาน
2. Non-value & unnecessary คือความสูญเปล่าที่ไม่มีคุณค่าและไม่จำเป็นสำหรับการดำเนินงาน

หลังจากระบุความสูญเปล่าได้แล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการกำจัดความสูญเปล่าเหล่านั้นออกจากงาน ไม่ว่าจะเป็นขั้นตอนหรืองบประมาณ เพื่อให้กระบวนการดำเนินงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น

• สร้างขั้นตอนการดำเนินงาน (Create Flow)

การออกแบบขั้นตอนการทำงานให้เหมาะสม เป็นสิ่งสำคัญประการที่สาม เพื่อให้งานดำเนินไปอย่างราบรื่น โดยควรมุ่งเน้นไปที่ขั้นตอนที่เป็นประโยชน์ต่อวัตถุประสงค์หลัก ซึ่งจะช่วยให้งานสำเร็จลุล่วงอย่างรวดเร็วและไม่ติดขัด กลยุทธ์ที่สามารถนำมาใช้ได้ เช่น การแบ่งงานออกเป็นส่วนย่อย การทบทวนกระบวนการทำงานอีกครั้ง การลดภาระงาน หรือการทำงานข้ามแผนกอย่างบูรณาการ

• การผลิตแบบทันเวลา (Establish Pull)

ประการถัดไป คือการผลิตสินค้าแบบทันเวลาพอดี ซึ่งหมายถึงการวางแผนการผลิตให้สอดคล้องกับความต้องการที่แท้จริงของลูกค้า โดยไม่จำเป็นต้องสร้างสต๊อกสินค้าคงคลังจำนวนมากเกินความจำเป็น เนื่องจากการมีสินค้าคงคลังมากจะทำให้เพิ่มต้นทุนวัตถุดิบ พื้นที่จัดเก็บ แรงงาน และเวลาในการจัดการ การผลิตแบบทันเวลาพอดีจะช่วยลดความสูญเปล่าเหล่านี้ได้

• วัดผลความสมบูรณ์แบบ (Pursue Perfection)

การวัดผลการทำงานหลังจากที่มีการนำระบบการทำงานแบบใหม่มาใช้ โดยเน้นหลักการ Lean ซึ่งเป็นแนวคิดที่มุ่งเน้นการลดความสูญเปล่า หลังจากนำระบบใหม่มาใช้แล้ว IOT ในชีวิตประจำวัน จำเป็นต้องมีการประเมินผลว่า ระบบใหม่สามารถบรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้หรือไม่ มีสิ่งใดที่ต้องปรับปรุงแก้ไข หรือทำได้ดียิ่งขึ้นกว่าเดิมหรือไม่ รวมถึงการกลับมาพิจารณาหาจุดที่ยังคงมีความสูญเปล่าอื่น ๆ ซ่อนอยู่ภายในกระบวนการทำงาน เพื่อนำมาปรับปรุงแก้ไขต่อไป

ข้อดีของการบริหารงานด้วยแนวคิดแบบลีน (Lean)

• ลดต้นทุนและประหยัดค่าใช้จ่าย 

หัวใจสำคัญของแนวคิดแบบลีนคือการลดค่าใช้จ่ายและต้นทุนการดำเนินงาน เนื่องจากทุกธุรกิจต้องการให้การลงทุนคุ้มค่ามากที่สุด การนำแนวคิดลีนมาใช้จะช่วยลดเงินลงทุน ขั้นตอนการทำงาน และส่วนที่ไม่จำเป็นออกไป

• เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน 

แนวคิดลีนจะช่วยให้พนักงานทำงานได้อย่างราบรื่นมากขึ้น เนื่องจากจะตัดขั้นตอนและการตรวจสอบที่ไม่จำเป็นออกไป ทำให้ง่ายต่อการปฏิบัติงาน

• ผลิตสินค้าและบริการที่ตอบโจทย์ความต้องการของลูกค้า 

เป้าหมายสำคัญของแนวคิดลีนคือการเน้นตอบสนองความต้องการของลูกค้าอย่างแท้จริง หากองค์กรดำเนินงานตามแนวทางนี้อย่างซื่อสัตย์ ย่อมนำไปสู่ความภักดีในตราสินค้า (Brand Loyalty) จากลูกค้า

• ใช้ทรัพยากรอย่างคุ้มค่าและเกิดประโยชน์สูงสุด 

เมื่อลดต้นทุนและประหยัดค่าใช้จ่ายแล้ว แนวคิดลีนจะช่วยให้องค์กรใช้ทรัพยากรต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นบุคลากร วัตถุดิบ หรือทรัพยากรการผลิต ได้อย่างคุ้มค่าและเกิดประโยชน์สูงสุด

ลดความสูญเปล่าด้วยแนวคิดลีน

แนวคิดแบบลีน (LEAN) ซึ่งถูกคิดค้นโดย Mr.Shigeo Shingo และ Mr.Taiichi Ohno มีวัตถุประสงค์เพื่อขจัดความสูญเปล่า 7 ประการ ซึ่งผู้ประกอบการ SME สามารถนำมาประยุกต์ใช้กับกระบวนการผลิตหรือการปฏิบัติงาน เพื่อลดความสูญเปล่าและเพิ่มคุณค่า ดังนี้

1. การผลิตมากเกินความต้องการ ควรคำนวณปริมาณการผลิตให้เหมาะสมกับความต้องการของลูกค้า โดยใช้ข้อมูลสถิติและการคาดการณ์ภาวะเศรษฐกิจ พิจารณาปัจจัยต่างๆ เช่น วัตถุดิบ แรงงาน งานระหว่างผลิต และควบคุมไม่ให้เกินสต๊อกสำรอง
2. การรอคอย เป็นความสูญเปล่าที่มักถูกมองข้าม อาจเกิดขึ้นในหลายจุดของกระบวนการผลิต ไม่ว่าจะรอวัตถุดิบ คำสั่ง หรือเครื่องมือ การลดการรอคอยด้วยระบบทันเวลาพอดี จะทำให้กระบวนการมีประสิทธิภาพมากขึ้น
3. การขนส่ง เป็นกิจกรรมที่ไม่เพิ่มมูลค่า ควรควบคุมและลดระยะทางให้น้อยที่สุด วิธีจัดการ เช่น วางผังการขนส่งภายในใหม่ จัดส่วนงานให้อยู่ใกล้กัน นำเทคโนโลยีหรืออุปกรณ์ที่เหมาะสมมาใช้
4. การเคลื่อนไหวที่ไม่จำเป็น เช่น เอื้อมหยิบของไกล ควรศึกษาการเคลื่อนไหวและปรับวิธีทำงานให้เหมาะสมตามหลักการยศาสตร์ เพื่อลดการเคลื่อนไหวที่ไม่จำเป็น
5. กระบวนการผลิตที่ซ้ำซ้อน ควรวิเคราะห์กระบวนการทั้งหมด ตัดขั้นตอนที่ไม่จำเป็นออก แล้วจัดรูปแบบการผลิตใหม่ให้ชัดเจน
6. ของเสียจากการผลิต เมื่อมีของเสีย จะต้องสูญเสียวัตถุดิบและแรงงาน แนวทางแก้ไข เช่น สร้างมาตรฐานการทำงาน จัดทำเช็คลิสต์ในการส่งต่องาน
7. การเก็บวัสดุคงคลังมากเกินไป ทำให้เสียค่าใช้จ่ายในการจัดการ วิธีจัดการ ได้แก่ กำหนดระดับการจัดเก็บ จุดสั่งซื้อ ใช้ระบบเข้าก่อนออกก่อน เพื่อไม่ให้วัสดุตกค้างนาน

สรุป

การบริหารงานด้วย แนวคิดแบบลีน เป็นแนวคิดที่มุ่งเน้นการกำจัดความสูญเปล่าหรือสิ่งที่ไม่ก่อให้เกิดคุณค่าออกจากกระบวนการทำงาน เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ ลดต้นทุน และตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้ดียิ่งขึ้น หุ่นยนต์ AI หลักการสำคัญ ได้แก่ การลดขั้นตอนที่ไม่จำเป็น ปรับปรุงกระบวนการอย่างต่อเนื่อง และให้ความสำคัญกับการมีส่วนร่วมของพนักงาน หากองค์กรสามารถนำแนวคิดนี้ไปปฏิบัติได้อย่างมีประสิทธิภาพ จะก่อให้เกิดประโยชน์ทั้งในด้านธุรกิจและด้านทรัพยากรบุคคล